Odeslání e-mailu může být složitý proces. Pokud posíláte zprávu související s podnikáním, budete muset být co nejuctivější, poslat zprávu učiteli vašeho dítěte vyžaduje upřímnost, zpráva členovi rodiny může být v mnoha případech tak klidná, jak byste chtěli.
Perfektní e-mail znamená, že váš obsah je krátký a do té míry, že se lépe čte. Vaše odhlášení to musí odrážet, ale také předat váš názor. Ať už vyjadřujete vděčnost nebo očekáváte odpověď, nejprve se budeme věnovat dokonalým profesionálním e-mailovým odhlášením.
Profesionální e-maily
Jak již bylo uvedeno výše, typ odhlášení, který zahrnete do svého e-mailu, se bude lišit v závislosti na tom, komu jej posíláte. Při odesílání jakékoli formy písemné komunikace je důležité mít na paměti své publikum. Takže bez dalších okolků, zde jsou některé odhlášení, které můžete zahrnout do svých profesionálních e-mailů.
"Těším se, že se brzy ozvete!"
Tento typ e-mailového odhlášení dává příjemci vědět, že očekáváte odpověď. Ať už se jedná o životopis nebo prodejní nabídku, je pouze zdvořilé, aby druhá osoba odpověděla, a pokud to zahrnete do svého e-mailu, znamená to, že očekáváte odpověď. Můžete to změnit na „Těším se na příležitost s vámi dále mluvit“.
“Váš drahocenný čas si velmi vážíme”
Pokud je váš příjemce v práci, je pravděpodobné, že nemá moc času a dostává hodně e-mailů. Zahrnutí tohoto odhlášení je jedním ze způsobů, jak vyjádřit upřímnou vděčnost, která si vyžaduje zdvořilou reakci.
"Vřelé pozdravy!"
Srdečný pozdrav je skvělý způsob, jak ukončit e-mail, protože je zdvořilý a profesionální. Někteří si mohou myslet, že je to trochu staromódní, ale je to jednoduché a do té míry, že je ideální pro e-maily.
Odhlášení, kterým je třeba se vyhnout
Některé z nich jsou za určitých okolností přijatelné, ale většina se nedoporučuje pro formální nebo profesionální e-maily.
1. Díky
„Díky“ a varianty spolu s touto tečnou („ještě jednou díky“, „díky!“ „díky moc“ a tak dále) mi přijdou trochu falešné. Nejen, že všichni čteme e-maily s trochu sarkastickým tónem v hlavě, ale pokud posíláte e-maily, abyste někoho o něco požádali – spíše než abyste upřímně vyjádřili díky – je to trochu nepříjemné. Vyhýbat se.
2. S pozdravem
I když vás možná učili vždy končit dopis – a tím i e-mail – upřímně, prostě to nedělejte. Pokud svůj e-mail začínáte slovem „Vážený“, může vám stačit, že dokončíte slovo „upřímně“, ale jinak se vyvarujte – dokonce i v některých formálních aplikacích.
3. … brzy
„Promluvte si brzy“, „brzy s vámi promluvte“ nebo dokonce „brzy více“ – půjčka s čímkoli „brzy“ vás obecně zavazuje, abyste si s danou osobou znovu promluvili. Dobře, pokud máte v úmyslu poslat následný e-mail nebo se s někým osobně setkat; méně v pořádku, pokud nemáte v úmyslu vyvinout úsilí s nimi mluvit. I když je to náhodná odpověď, může působit jako neupřímná.
4. Vaše jméno
Ukončení e-mailu pouhým odhlášením je vnímáno jako docela chladné a náhlé. Pokud se nejedná o konečnou odpověď na e-mail, kde jste odpověděli na otázku a obdrželi odpověď, tato zpráva nepředá žádnou jinou zprávu než „Hovorím s vámi“. Proto je nejlepší neponechávat pouze svůj podpis.
5. Vaše iniciály
Odhlásit se svými iniciálami nebo první iniciálou je o něco přátelštější než napsat celé jméno, ale je to stále stejně náhlé. Také to nechává lidi relativně ve tmě, pokud jde o to, kdo jste, takže opravdu nejlepší použití, pokud mluvíte s někým, koho už docela dobře znáte.
6. Nic
Překvapivě je ukončení e-mailu s vůbec ničím naprosto v pořádku, ale nemůžete to udělat ve svém prvním e-mailu. Vždy nejprve ukončete svůj e-mail, a protože je odesíláno více e-mailů rychle za sebou, můžete upustit od formalit.
7. S úctou
Tvrdé a zastaralé. Tuto zprávu uvádějte pouze v případě, že posíláte e-mail vládnímu úředníkovi nebo někomu z kléru, protože „s úctou váš“ je v této situaci standard bližší.
8. XX [Polibky]
Pokud to není člen rodiny nebo blízký přítel, neměli byste to dělat. Některé neformální pracovní vztahy to považují za přijatelné, ale je to opravdu jen něco, co děláte s někým, o kom už víte, že to můžete udělat. Neházejte to na někoho z čistého nebe, je to strašidelné.
9. Nejlepší
Tato odpověď je spolu se slovy „vše nejlepší“ a „nejlepší přání“ relativně bezpečným koncem, pokud se chováte zdvořile, ale neformálně. Čím více slov přidáte, například „přání všeho nejlepšího“ nebo „všechno nejlepší“, tím formálnější bude váš sentiment. Někteří se domnívají, že „nejlepší“ a jeho varianty mohou být příliš výtečné, ale většinou by vám měly dobře posloužit.
10. Váš
„Tvoje“ a jeho varianty („tvoje skutečně“, „tvoje věrně“ a tak dále) jsou na formálnějším konci spektra. Stejně jako u slova „nejlepší“ platí, že čím více slov přidáte, tím formálnější bude. „Vaše“ má však ještě jednu komplikaci: mnozí se ptají, co přesně nabízíte, když říkáte „vaše“ a „vaše věrně“ znamená něco neuvěřitelně formálního, jako je nadcházející nabídka k sňatku. Vyhýbat se.
11. „Váš přítel“
Podívejte se na souvisejících 8 nejlepších obchodních aplikací pro iPhone, iPad a Android 6 vědecky podložených způsobů, jak být produktivnějšíTohle může rozdělit mnoho lidí. Je to jen trochu příliš formální a pro některé je to trochu blízko „upřímně“. Nicméně, někteří to vidí jako přijatelné, obecně mladší generace, protože se s většinou našich kolegů tak jako tak spřátelíme. Nedoporučujeme nikdy posílat „svého přítele“ staršímu spolupracovníkovi nebo tomu, kdo je v pozici autority.
12. Díky moc!
Je to nejen neprofesionální, ale také to postrádá gramatiku. V závislosti na vašem příjemci to může být naprosto v pořádku (pokud je to například poslední e-mail vašemu týmu podpory IT poté, co váš problém vyřeší).
14. Na zdraví
Opravdu přijatelné, pouze pokud jste Brit, jinak to vypadá trochu povýšeně. Totéž lze říci také o „ta“, ale „na zdraví“ je obecně oblíbená odpověď, která je také příjemně ležérní a – pro nás Brity – naprosto přijatelná namísto „díky“ a formálnějšímu e-mailovému odhlašování.
15. Jak kdy
Obecně oblíbený způsob ukončení e-mailu je „jako vždy“. Možná to není ideální finišer pro první kontakt, ale je skvělé, když odpovídáte někomu, s kým často mluvíte e-mailem. Nenese to žádná očekávání, konotace nebo tón, do kterého by se dalo číst. Jednoduše se podepisujete jako vy.
Často kladené otázky
Jsou chvíle, kdy dokonalý e-mail může mít velký vliv na váš další krok v životě. Zde je několik dalších otázek o odhlašování e-mailů, které vám pomohou odesílat dokonalé e-maily.
Je odhlášení e-mailu opravdu velký problém?
To vše závisí na kontextu, ve kterém posíláte e-mail. Pokud posíláte poznámku e-mailem kolegovi z práce nebo nějaké poznámky ze třídy spolužákovi, pravděpodobně to není tak velký problém. Nesprávné odhlášení e-mailu však může odeslat špatnou zprávu. Pokud například pošlete „Jo, díky“ někomu, kdo se vám snaží pomoci, mohlo by to působit posměšně nebo sarkasticky.
Textová komunikace bohužel postrádá kontext, což znamená, že váš příjemce může snadno získat nesprávnou představu. Dejte si tedy pozor na to, jak váš čtenář přijme zprávu, kterou odesíláte, protože ano, váš čtenář pravděpodobně uvidí vaše odhlášení.
Mám přidat podpis?
Absolutně! Pokud uvedete své jméno, kontaktní údaje a společnost, bude pro příjemce mnohem snazší vám v budoucnu odpovědět. Nemluvě o tom, že podpis je široce přijímán jako symbol někoho, kdo rozumí tomu, jak funguje e-mailová komunikace.
Nepřemýšlejte o tom
Pokud jste si někdy přečetli a znovu si přečetli důležitý e-mail, než jej odešlete, vztahuje se tato část na vás.
Samozřejmě je přirozené zvážit, komu e-mail posíláte a proč. Pokud se jedná o prodejní e-mail, je nejlepší zanechat pozitivní znamení, které také povzbudí odpověď. Něco jako „Těším se na další rozhovor“ je zde ideální. Ale tato fráze by nefungovala dobře například v kondolenčním e-mailu.
I když může být odeslání důležitého e-mailu zastrašující, většina lidí své e-maily obvykle prohlíží a při odhlášení vás příliš nesoudí.