Pokud váš tým používá Smartsheet, pak jste již obeznámeni s tím, jak je důležité vědět, jak vytvořit a navrhnout dokonalý řídicí panel. Tento intuitivní komunikační nástroj je ideální pro prezentaci různých typů obsahu, který si každý může prohlížet a upravovat. Díky komplexnímu výběru widgetů, které Smartsheet nabízí, mohou vaše řídicí panely skutečně přispět k růstu vašeho týmu a výkonu vaší společnosti.
Každý dashboard na Smartsheet je v podstatě prázdné plátno, kam lze přidat všechny typy informací, včetně vizuálního obsahu, statistik, časových os a důležitých zpráv. Tyto informace lze sdílet pomocí widgetů, které lze přidávat, přizpůsobovat a odstraňovat.
Jakmile dokončíte svůj řídicí panel, můžete přidat své spolupracovníky, aby mohli prohlížet a upravovat všechny vámi prezentované informace. Zde je návod, jak vytvořit řídicí panel, uspořádat widgety, přidat lidi a přizpůsobit jej.
Chcete-li vytvořit řídicí panel v Smartsheet, postupujte takto:
- Otevřete Smartsheet.
- Klikněte na ikonu „+“ na levém postranním panelu.
- Přejděte na stránku „Vytvořit“.
- Ze seznamu možností vyberte „Dashboard“.
- Napište název svého řídicího panelu.
- Klikněte na „OK“.
To je vše. Úspěšně jste vytvořili řídicí panel v Smartsheet. Nicméně to, co máte právě teď, je prázdná deska. Než přidáte členy svého týmu, musíte do řídicího panelu vložit všechna důležitá data. Proto je třeba připravit všechna data, která budou prezentována v dashboardu.
Příprava dat
Bez ohledu na to, jak organizovaný může vypadat váš řídicí panel, pokud neobsahuje správné informace, veškerá vaše tvrdá práce bude k ničemu. Proto je důležité připravit si data, než začnete navrhovat svůj řídicí panel. Než tedy začnete, udělejte si čas na přemýšlení o několika faktorech.
Nejprve zvažte celkový cíl vašeho řídicího panelu. Chcete, aby panel prezentoval nějaký typ výsledků, třeba celkový výkon vašeho týmu? Je vaším cílem něco vysvětlit, nebo napsat návod k určitému projektu? Nebo chcete, aby váš řídicí panel Smartsheet byl místem, kde každý najde zdroje, které ke své práci potřebuje?
Dále zohledněte své publikum. Jinými slovy, zvažte lidi, se kterými chcete řídicí panel sdílet. Toto publikum může tvořit spolupracovníci, vedoucí pracovníci nebo klienti. Musíte si naplánovat, jak budete svá data prezentovat v souladu se svým publikem.
Chcete-li připravit data pro svůj řídicí panel, použijte další funkce Smartsheet. Můžete například použít Souhrn listu k uspořádání všech dat a zvýraznění nejdůležitějších informací. Zprávy jsou dalším způsobem, jak zachytit všechny důležité části každého projektu. A konečně, pokud chcete vytvořit portfolio, Roll-Up Sheets jsou tou správnou cestou. A co víc, tyto typy listů jsou také vhodné pro metriky na vysoké úrovni.
Stavebnictví a projektování
Jakmile připravíte všechna svá data a vytvoříte řídicí panel, je konečně čas přidat všechny důležité součásti – widgety. Existuje osm typů widgetů, které Smartsheet nabízí: Titulek, Formátovaný text, Metrika, Graf, Zástupce, Zpráva, Obrázek a Webový obsah.
Začněme Titulkem. Zde je to, co musíte udělat, abyste mohli začít s řídicím panelem:
- Otevřete řídicí panel v aplikaci Smartsheet.
- Přejděte na ikonu tužky v pravém horním rohu hlavního panelu.
- Klikněte na ikonu „+“ na pravém postranním panelu.
- Ze seznamu widgetů vyberte „Název“.
- Zadejte název hlavního panelu.
- Klepnutím kamkoli mimo název jej uložíte.
Widget Rich Text se používá k přidání popisu, který zachycuje podstatu vašeho řídicího panelu. Přidáte jej stejným způsobem, jakým jste vložili titulek, a bude umístěn přímo pod vaším titulkem. A co víc, máte možnost upravit velikost, písmo a barvu textu.
U složitějších widgetů, jako jsou metriky a přehledy, musíte nahrát soubor nebo data. Widget Zpráva vám umožní prezentovat celou zprávu v minimalizované podobě. Zde je návod, jak se to dělá:
- Otevřete řídicí panel.
- Klikněte na ikonu tužky v pravém horním rohu obrazovky.
- Vyberte ikonu „+“ na pravém postranním panelu.
- Přejděte na „Nahlásit“.
- Na nové kartě vyberte „Přidat přehled“.
- Vyberte projekt, který chcete vložit, a klikněte na „OK“.
Pokud chcete přidat widget Metrika, postup je stejný. Widget Metrika vám umožňuje zvýraznit klíčové body konkrétního listu. Kromě toho je každý widget přizpůsobitelný, což znamená, že jej můžete umístit kamkoli na palubní desku. Pokud chcete, můžete také změnit jeho velikost.
Pokud chcete přidat odkaz na svůj řídicí panel, pak widget, který hledáte, je zkratka. Nejen, že vám to umožní přidat URL do jiného souboru Smartsheet, ale můžete přidat odkaz v podstatě na cokoli, co chcete. Kromě toho můžete nahrát soubor ze svého počítače.
Další užitečnou funkcí je widget Obrázek, pomocí kterého můžete přidat jakýkoli typ vizuálního obsahu. Můžete nahrát obrázek ze svého počítače, Disku Google, OneDrive, Box a Dropbox.
Vzhledem k tomu, že chcete, aby se všechny widgety vešly na váš řídicí panel, je skvělé počkat, dokud je nepřidáte všechny, než začnete měnit jejich velikost. Jednoduše přetáhněte rohy widgetu, aby se zvětšil nebo zmenšil. Ujistěte se, že váš řídicí panel není přeplněný příliš mnoha informacemi. Dalším způsobem, jak zajistit, aby vše vypadalo uspořádaně, je držet se podobných barevných schémat.
Rychlý způsob, jak přidat widget, který je podobný tomu, který jste již vytvořili, je kliknutím na ikonu „+“. Od tohoto okamžiku přejděte na možnost „Klonovat widget“. Můžete vytvořit tolik kopií, kolik potřebujete.
Až budete se svým řídicím panelem konečně hotovi, je čas ho sdílet se svými spolupracovníky. Následuj tyto kroky:
- Přejděte na tlačítko „Sdílet“ v pravém horním rohu hlavního panelu.
- Do pole „Pozvat spolupracovníky“ přidejte kohokoli chcete.
- V části Oprávnění vyberte, zda chcete, aby ostatní mohli upravovat váš panel.
- Zadejte předmět řídicího panelu.
- Pokud chcete, přidejte zprávu. Tato část je volitelná.
- Rozhodněte se, zda chcete upozornit lidi, které jste přidali.
- Klikněte na „Sdílet řídicí panel“.
- Vyberte „Zavřít“. Obdržíte odkaz s pozvánkou, který můžete poslat členům svého týmu.
Další možností je zveřejnění. Vyberte, zda bude k dispozici všem, nebo zda budou pro přístup k vašemu panelu potřebovat odkaz s pozvánkou.
Navrhněte nejlepší řídicí panely v aplikaci Smartsheet
Nyní víte, jak vytvořit řídicí panely ve Smartsheetu. Také víte, jak přidávat widgety, přizpůsobovat je a sdílet svůj řídicí panel se svým týmem. Jakmile to pochopíte, brzy zjistíte, že se všemi šablonami Smartsheet můžete být opravdu kreativní.
Už jste někdy vytvořili řídicí panel ve Smartsheetu? Použili jste některý z widgetů uvedených v této příručce? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže.