Pro mnohé je vytvoření klonu nebo kopie e-mailových konceptů nezbytnou součástí jejich práce. Naštěstí je to možné pomocí e-mailových šablon, což je funkce již vestavěná do Gmailu.
Ať už se snažíte vytvořit obecný e-mail pro automatické odpovědi na dotazy a platby, nebo jen hledáte zkratku v době odezvy na e-mail, Gmail má to, co hledáte. V tomto článku vám pomůžeme začít vytvářet vlastní e-mailové šablony na většině hlavních zařízení.
Šablony e-mailů
Šablony e-mailů jsou spásou všech vlastníků malých podniků nebo těch, kteří se ocitnou ve stejných e-mailech, že říkají stejné věci. Používám je od té doby, co jsem založil vlastní firmu, a za ta léta mi ušetřili mnoho stovek hodin.
E-mailové šablony vám také pomohou vypadat profesionálněji. Můžete reagovat rychleji a jednoduché „Děkujeme za váš e-mail, jeden z našeho týmu vás bude kontaktovat přímo do 24 hodin“ může zákazníka přimět, aby se cítil, že si ho váží. Vzhledem k tomu, jak snadné je to udělat, velmi doporučuji je používat.
Vytváření e-mailových šablon v Gmailu na PC
Šablony hovorů v Gmailu jsou předpřipravené odpovědi a než je budete moci používat, musíte tuto funkci povolit. Po dokončení můžete vytvořit tolik e-mailových šablon, kolik chcete.
- Otevřete Gmail a přihlaste se.
- Nyní vyberte ikonu ozubené nabídky Nastavení v pravém horním rohu obrazovky.
- Dále klikněte na Zobrazit všechna nastavení.
- Nyní klikněte na Pokročilý.
- Pak, pokud ještě není, vyberte Umožnit pro Šablony a klikněte Uložit změny.
- Jakmile se Gmail znovu načte, klikněte na Komponovat.
- Zadejte text, který chcete pro šablonu, a poté klikněte na Více (tři svislé tečky).
- Poté klikněte na Šablony > Uložit koncept jako šablonu > Uložit jako novou šablonu.
- Nakonec šablonu pojmenujte a vyberte Uložit.
Vytváření e-mailových šablon v Gmailu na Androidu
Podobně jako na PC můžete vytvořit šablonu na svém zařízení Android.
- Otevřete aplikaci Gmail a klikněte na Komponovat knoflík (+).
- Nyní zadejte svůj e-mail a klikněte na Více tlačítko (tři svislé tečky).
- Vybrat Uložit koncept z rozbalovací nabídky.
Vytváření e-mailových šablon v Gmailu na iPhone
Budete si muset nainstalovat aplikaci, jako jsou Šablony e-mailu, abyste mohli pracovat s Gmailem, nebo použít vestavěnou aplikaci Poznámky k vytvoření šablon e-mailu.
- Otevřete aplikaci Gmail, přejděte dolů a klikněte na Komponovat tlačítko (ikona papíru a pera).
- Pokud jste nainstalovali Šablony e-mailu, klikněte na tři tečky (tři vodorovné tečky) a vyberte Vložit ze šablon podle cloudHQ.
Případně můžete šablonu vytvořit pomocí aplikace Poznámky.
- V rámci vytvořené e-mailové šablony klikněte na ikonu v pravém horním rohu její obrazovky a vyberte aplikaci Gmail.
- Poznámka by se nyní měla načíst do těla e-mailu.
Použití vaší e-mailové šablony
Nyní, když jste vytvořili šablonu e-mailu, je čas ji použít. Když dostanete první příležitost použít šablonu, udělejte toto:
- Otevřete Gmail a klikněte na Komponovat.
- Nyní klikněte na Více.
- Pak přejděte na Šablony > Vložit šablonu a vyberte šablonu e-mailu.
- Dále upravte podle potřeby a klikněte Poslat.
Totéž můžete udělat také pomocí Odpovědět.
Použití vaší e-mailové šablony pro automatické odpovědi
Když vezmeme šablonu e-mailu o krok dále, co takhle nastavit předpřipravenou odpověď jako automatickou odpověď na příchozí e-mail. Budete muset zachovat svou předpřipravenou odpověď obecnou, ale je to skvělý způsob, jak potvrdit objednávky nebo dotazy a vybudovat dobrý vztah se svým zákazníkem.
- Klikněte na ikonu ve vyhledávací liště v horní části obrazovky.
- Nyní zadejte kritéria pro vyhledávání a vyberte Vytvořit filtr.
- Dále klikněte na zaškrtávací políčko pro Odeslat šablonu, vyberte šablonu, kterou chcete odeslat, a poté klikněte na Vytvořit filtr znovu.
Nyní, kdykoli jsou splněna kritéria filtru, Gmail automaticky odešle vaši předpřipravenou odpověď. To je ideální pro potvrzení nebo aktualizace a může být nastaveno tak, aby se spouštělo více způsoby. Je nemožné, abych je zde všechny vyjmenoval, ale ve svých e-mailech poznáte vzor, který můžete použít. Například všechny e-maily se odesílají na vaši e-mailovou adresu „[email protected]“ nebo jakýkoli e-mail obsahující slovo „Objednávka“. Dostanete nápad.