Potřebujete domluvit schůzku? Máte nouzovou situaci a potřebujete pomoc? Termín se najednou zkrátil na polovinu? Potřebujete rychle ověřit dostupnost kolegů? Chcete zkontrolovat něčí dostupnost v Kalendáři Google? Všechny tyto věci můžete dělat, pokud jste všechny své kalendáře sdíleli. Tento tutoriál vám ukáže, jak na to.
Kalendář Google vám umožňuje sdílet kopii vašeho kalendáře, aby ji viděli vaši spolupracovníci a přátelé. Umožňuje jim zkontrolovat dostupnost, nastavit připomenutí a pozvat vás na událost. Je to elegantní funkce aplikace, díky které je spolupráce hračkou.
Však je to v pohodě. Ostatním musíte aktivně udělit oprávnění k zobrazení kalendáře a nastavit jim samostatná oprávnění, aby jej mohli upravovat. Pokud chcete, můžete dokonce vytvořit sdílený kalendář oddělený od svého vlastního.
Sdílení Kalendáře Google
Sdílení kalendáře je trochu jako kalendář Exchange v Outlooku. Mohou jej zobrazit lidé ve skupině nebo jednotlivci, kterým udělíte oprávnění. Můžete nastavit konkrétní oprávnění k úpravám, nebo ne, a můžete je použít ke kontrole dostupnosti, schůzek a tak dále. Každý, s kým sdílíte, bude muset také používat Kalendáře Google, jinak budete muset celý kalendář zveřejnit, což není ideální.
Chcete-li sdílet existující kalendář, postupujte takto:
- Otevřete svůj Kalendář Google.
- Zleva vyberte kalendář, který chcete sdílet.
- Vyberte tři tečky vedle a poté vyberte Nastavení a sdílení.
- Vyberte Přidat lidi v části Sdílet s konkrétními lidmi, které chcete sdílet s jednotlivci.
- Zaškrtněte políčko vedle možnosti Zpřístupnit veřejnosti v části Přístupová oprávnění pro sdílení se skupinou. V rozevíracím seznamu vyberte skupinu.
- Vyberte Odeslat po dokončení.
Sdílení se skupinou bude fungovat, pouze pokud používáte Skupiny Google. V opačném případě budete muset přidat členy skupiny jednotlivě.
Pokud chcete, můžete místo toho vytvořit nový sdílený kalendář.
- Otevřete svůj Kalendář Google.
- Chcete-li vytvořit nový kalendář, vyberte Jiné kalendáře a poté v levé nabídce Vytvořit nový kalendář.
- Pojmenujte jej a vyberte Vytvořit kalendář.
- Chcete-li povolit přístup jednotlivcům nebo skupinám, postupujte podle výše uvedených kroků.
Zobrazit Kalendář Google někoho jiného
Pokud již sdílení kalendáře používáte a chcete si zobrazit Kalendář Google někoho jiného, je to také velmi jednoduché.
- Otevřete Kalendáře Google.
- Vyberte prázdné pole s textem Hledat lidi.
- Zadejte jméno nebo adresu Gmailu osoby, kterou chcete vidět.
- Vyberte je ze seznamu, jak se zobrazí.
Jméno se zobrazí pouze v případě, že již sdíleli kalendář se skupinou nebo jednotlivci. Jejich kalendář pak uvidíte v seznamu vlevo v části Moje kalendáře.
Podívejte se, zda je někdo volný s Kalendářem Google
Pokud se pokoušíte uspořádat schůzku nebo událost, můžete zkontrolovat, zda jsou lidé volní pomocí vašeho vlastního kalendáře, jakmile propojíte jejich nebo budete mít přístup ke sdíleným kalendářům.
- Otevřete svůj Kalendář Google.
- Vyberte Vytvořit vlevo pro vytvoření události.
- Dejte tomu název, rozhodněte se, zda jde o událost nebo připomínku.
- Nastavte datum a čas.
- V dolní části okna vyberte Další možnosti.
- V části Hosté vpravo vyberte Přidat hosty.
- Vyberte záložku Najít čas vlevo.
- Ujistěte se, že jsou v poli vybráni Všichni hosté a hledejte časy ve vybraný den.
- Vytvořte událost, dejte jí název a nahoře klikněte na Uložit.
Pokud je někdo zaneprázdněn, časový úsek se vybarví nebo se objeví slovo Zaneprázdněn. Pokud jsou v kalendáři označeni jako zaneprázdnění, nebudete je moci pozvat. Jakmile stisknete tlačítko Uložit, každému pozvanému bude zaslána pozvánka a událost bude přidána do jejich příslušných kalendářů.
Vytvořte veřejný kalendář Google
Někomu zpřístupnění vlastního kalendáře ostatním nevyhovuje a v některých odvětvích to nejde. V těchto situacích je lepší vytvořit samostatný skupinový kalendář pro oddělení nebo tým.
- Otevřete Kalendář Google.
- Chcete-li vytvořit nový kalendář, vyberte Jiné kalendáře a poté v levé nabídce Vytvořit nový kalendář
- Pojmenujte jej a vyberte Vytvořit kalendář.
- Vyberte ikonu ozubeného kolečka v okně kalendáře a vyberte Nastavení.
- Vyberte kalendář, který jste právě vytvořili, a vyberte Přístupová oprávnění.
- Zaškrtněte políčko vedle možnosti Zpřístupnit veřejnosti.
Když se řekne „veřejné“, nemusí to nutně znamenat celý svět, ale ty ve vaší doméně G Suite. Pokud G Suite nepoužíváte, kdokoli, kdo získá adresu URL kalendáře, uvidí, co se děje, takže si to nechte mezi sebou.