Jak automaticky třídit e-maily v Gmailu

Gmail je bezesporu nejoblíbenější e-mailová služba. Funguje skvěle s aplikacemi třetích stran pro synchronizaci obsahu napříč různými protokoly. Nabízí také dobré možnosti automatizace, správy a třídění e-mailů.

Jak automaticky třídit e-maily v Gmailu

To se provádí pomocí inteligentních štítků, které lze použít jako složky, a existuje několik výchozích štítků, které by měly automaticky třídit příchozí zprávy. Po pravdě řečeno, může chvíli trvat, než vše nastavíte a naprogramujete. Získáte však čistou doručenou poštu bez nepořádku a bude snazší hromadně vybírat a třídit všechny e-maily.

Co jsou chytré štítky?

Ve výchozím nastavení inteligentní štítky rozdělují příchozí e-maily do pěti kategorií. Jsou to:

Sociální sítě – Tento štítek obsahuje e-maily ze seznamovacích služeb, sociálních médií a dalších webů pro sdílení médií.

  1. aktualizace – Vaše digitální účtenky, účty, potvrzení i finanční výkazy končí na štítku Aktualizace.
  2. Hlavní – Zprávy, které nikam jinam nepatří, a osobní e-maily jdou do štítku Primární.
  3. Fóra – E-maily o zprávách z online nástěnek, skupin a fór se zobrazují na kartě Fóra.
  4. Propagační akce – Nepříjemné e-maily a marketingové kampaně se odesílají do propagace.

Poznámka: Gmail umí velmi dobře filtrovat e-maily do štítků, pokud je máte povolené a správně nakonfigurované. Některé z nových e-mailů však mohou stále skončit na kartě Primární.

Konfigurace inteligentních štítků

Google vám umožňuje vybrat, které chytré štítky se zobrazí ve vaší doručené poště. Například v nabídce konfigurace můžete ze své doručené pošty odebrat Propagace nebo Sociální sítě. To je to, co musíte udělat.

Krok 1

Klepnutím na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu obrazovky otevřete nabídku Nastavení. Poté klikněte na „Zobrazit všechna nastavení“.

Krok 2

Nyní vyberte „Doručená pošta“ a klikněte na pole před štítky, které chcete mít ve své doručené poště. Pokud opravdu nepotřebujete propagační nebo sociální e-maily, můžete nechat vše nezaškrtnuté. Po dokončení klikněte na „Uložit změny“ pro potvrzení a můžete jít.

Použití filtrů k automatickému třídění e-mailů

Filtry slouží k automatickému třídění e-mailů a jejich umístění pod správný štítek. Jak bylo uvedeno, výchozí filtry odvádějí samy o sobě docela dobrou práci a můžete si také nastavit vlastní.

Krok 1

Spusťte Gmail a klikněte na malou šipku dolů ve vyhledávací liště (šipka je zcela vpravo na liště). Vypadne digitální formulář a je třeba vyplnit příslušné sekce.

Krok 2

Formulář je poměrně obsáhlý a obsahuje e-mail odesílatele a příjemce, předmět, velikost, datum atd. Pole „Zahrnuje slova“ je docela zajímavé, protože umožňuje zadat cílová klíčová slova a odeslat spam přímo do digitálního zapomnění.

Krok 3

Jakmile vyplníte pole, klikněte na Vytvořit filtr a objeví se další vyskakovací okno, poté byste měli zvolit „Přeskočit doručenou poštu (Archivovat)“. Tímto způsobem zajistíte, že se filtrované e-maily vyhýbají vaší doručené poště a zobrazují se pouze pod určeným štítkem. Měli byste také vybrat „Použít filtr také na 15 odpovídající konverzace“ umístěné ve spodní části vyskakovacího okna.

Krok 4

Vedle položky „Použít štítek“ je rozbalovací šipka, klikněte na tuto šipku a vyberte štítek, který odpovídá filtrovaným e-mailům.

Tip odborníka: Google neomezuje vaše možnosti na výchozí štítky. Klikněte na „Nový štítek“ a vytvořte si vlastní štítek, který odpovídá vašim potřebám.

Krok 5

Nakonec znovu kliknete na „Vytvořit filtr“ a všechny filtrované e-maily se přesunou z vaší doručené pošty do štítku. To platí také pro staré e-maily, které jste dostali od daného odesílatele. Můžete si zobrazit náhled filtrovaných e-mailů, pokud vyberete Všechny zprávy nebo přejdete na tento filtr.

Důležitá úvaha

Filtrované zprávy se zobrazují v příslušných složkách, když používáte e-mailového klienta pro přístup k Gmailu přes IMAP. Na druhou stranu to neplatí, když používáte POP Gmail. Tentokrát se filtrované zprávy zobrazí se všemi novými zprávami.

Export a import filtrů

Možná jste to nevěděli, ale Google vám umožňuje exportovat a importovat filtry. To může být skutečným zachráncem, pokud potřebujete přejít na nového e-mailového klienta.

Chcete-li exportovat filtry, otevřete Nastavení Gmailu, klikněte na „Zobrazit všechna nastavení“ a vyberte kartu „Filtry a blokované adresy“. Vyberte filtr, který chcete exportovat, a klikněte na „Exportovat“. Získáte soubor .xml, který lze upravovat pomocí textového editoru. Ale není důvod tam provádět nějaké úpravy, protože je snazší mazat/měnit filtry po jejich nahrání.

Import filtrů je také docela snadný. Přejděte do dolní části stránky a vyberte „Importovat filtry“ a poté „Vybrat soubor“. Najděte soubor .xml filtrů, klikněte na něj a zvolte „Otevřít soubor“. Gmail akci automaticky nedokončí, pro potvrzení musíte kliknout na „Vytvořit filtry“.

Bezvadný trik: Nejrychlejší způsob, jak automaticky třídit důležité e-maily, je označit je hvězdičkou. Stačí kliknout na malou hvězdičku vedle data a času a e-maily se zobrazí v části S hvězdičkou.

Pošťák přichází

Když je vše řečeno a hotovo, nastavení automatického třídění v Gmailu zabere nějaký čas a úsilí. Uživatelské rozhraní je však intuitivní, snadno se používá a stačí to udělat jednou.

Používáte pro přístup ke svému účtu Gmail e-mailového klienta? Jaké vlastní štítky byste chtěli vytvořit? Neváhejte nám sdělit více o svých preferencích v sekci komentářů níže.