Přidání podpisu do e-mailové zprávy jí dodává nádech profesionality. Vhození loga a vašich kontaktních informací poskytuje propagaci značky v jinak fádní korespondenci. Umožňuje těm, kteří vás chtějí kontaktovat jinými prostředky, aby tak učinili. Vytvoření a použití podpisu v aplikaci Microsoft Outlook je dostatečně jednoduchý úkol. Můžete si dokonce vytvořit více personalizovaných podpisů, na které můžete přejít z rozmaru v závislosti na vaší cílové skupině.
Aplikace Outlook však připojí podpis pouze k nově odeslaným nebo přeposlaným e-mailovým zprávám. E-maily, které jste odeslali před vytvořením podpisu, budou stále chybět. Chcete-li přidat podpis ke starším zprávám, budete muset přejít do nastavení Outlooku a změnit pár věcí.
Váš podpis může obsahovat text, obrázky, vaši elektronickou vizitku, logo nebo dokonce obrázek vašeho vlastnoručního podpisu. Outlook můžete nastavit tak, aby se podpisy automaticky přidávaly ke všem odchozím zprávám, nebo si vytvořte podpis a přidejte jej do zpráv případ od případu.
Přidání podpisu do vaší korespondence Outlook
Kroky při úpravě vašich e-mailů podpisem budou záviset na verzi Outlooku, kterou aktuálně používáte. Existuje proces pro ty, kteří používají starší verze softwaru (2007 – 2010) a jeden pro novější verze (2010+) a také pro uživatele Microsoft Office 365.
Začněme s nejnovějšími verzemi.
Verze Outlooku 2010+ včetně Outlooku pro 365
Vytvoření nového podpisu pro váš e-mail Outlook:
- Kliknutím vytvoříte nový e-mail.
- Klikněte na Podpis a pak Podpisy ze záložky „Zpráva“.
- V závislosti na velikosti okna aplikace Outlook a na tom, zda vytváříte novou e-mailovou zprávu nebo odpovídáte nebo přeposíláte, se zobrazí karta „Zpráva“ a Podpis tlačítko může být na dvou různých místech. Tlačítko Podpis je však obvykle doprovázeno Přiložit soubor a Připojit položku v části „Zahrnout“ v nabídce „Zpráva“.
- Na kartě „Podpis e-mailu“ pod polem „Vybrat podpis k úpravě“ vyberte Nový a přidejte název pro svůj nový podpis v dialogovém okně „Nový podpis“.
- Přímo pod „Upravit podpis“ vytvořte svůj podpis v poskytnuté oblasti.
- Toto okno vám poskytuje možnost měnit písma, barvy a velikosti písma a také zarovnání textu.
- Chcete-li do svého e-mailového podpisu přidat odkazy a obrázky, změnit písma a barvy a zarovnat text, můžete tak učinit pomocí mini lišty formátování v části „Upravit podpis“.
- Můžete dokonce vytvořit robustnější podpis s odrážkami, tabulkami nebo ohraničením pomocí aplikace Microsoft Word k formátování textu. Poté jej přeneste pomocí jednoduché kopie ( Ctrl+C ) a vložit ( Ctrl+V ) na podpisu do pole „Upravit podpis“.
- Do svého podpisu můžete také přidat ikony sociálních sítí a odkazy, na které se dotknu později.
- Jakmile je podpis takový, jaký chcete, v části „Vybrat výchozí podpis“ nastavte následující možnosti:
- Vyberte e-mailový účet, ke kterému chcete přiřadit svůj podpis, pomocí rozevíracího seznamu „E-mailový účet“. Pro každý e-mailový účet, který používáte pro Outlook, můžete mít různé podpisy.
- Chcete-li, aby se váš podpis automaticky přidával do všech budoucích zpráv, klikněte na rozevírací nabídku „Nové zprávy“ a vyberte podpis. Pokud nechcete, aby byla ve výchozím nastavení nastavena jako automatická, vyberte (žádný) . To zajistí, že každá nová zpráva, kterou odešlete, nebude mít žádný podpis, včetně těch, které byly přeposlány a na které jste odpověděli.
- Chcete-li, aby se podpis objevil ve vašich zprávách, na které odpovídáte a přeposíláte je, klikněte na rozevírací seznam „Odpovědi/přeposílá“ a vyberte podpis. Tím se tento podpis automaticky přidá, kdykoli odpovíte nebo přepošlete e-mail. Chcete-li tuto sadu nemít, vyberte si (žádný) namísto.
- Nyní, když je to u konce, klikněte na OK tlačítko pro návrat zpět, uložení vašeho podpisu a návrat k vaší nové zprávě.
- Je důležité si uvědomit, že aktuální zpráva, ve které jste vytvořili podpis, nebude mít podpis. Z nějakého důvodu se podpis objeví pouze v následujících zprávách. Pokud jste se těšili na jeho použití, budete muset přidat podpis ručně.
Ruční vložení podpisu
Pro novou zprávu, kterou jste začali za účelem vytvoření podpisu, nebo pro ty z vás, kteří si nepřejí, aby se podpis nastavil automaticky, stále můžete vložit podpis ručně.
Udělat to tak:
- S otevřenou e-mailovou zprávou klikněte na kartu „Zpráva“ a vyberte Podpis .
- Otevře se rozbalovací nabídka se všemi uloženými podpisy, které jste vytvořili. Z možností vyberte podpis, který chcete použít, kliknutím na něj. Nyní se objeví ve vaší aktuální zprávě.
Přidání loga nebo obrázku k vašemu podpisu
Značky obecně vyžadují loga. Chcete-li k podpisu přidat obrázek, jako je logo nebo ikona sociálních sítí:
- Otevřete novou e-mailovou zprávu a klikněte na kartu „Zpráva“.
- Klikněte na Podpis a pak Podpisy .
- Vyberte podpis, ke kterému chcete přidat logo nebo obrázek, jeho výběrem v poli „Vybrat podpis k úpravě“.
- Klikněte na Přidat obrázek vyhledejte v souborech v počítači obrázek, který chcete přidat, a poté vyberte Vložit .
- Velikost obrázku nebo loga můžete změnit kliknutím pravým tlačítkem na obrázek a výběrem Obrázek z možností nabídky. Klikněte na záložku „Velikost“ a pomocí nabízených možností změňte velikost obrázku podle vašich požadavků.
- Ponechejte zaškrtnuté políčko „Zamknout poměr stran“, aby byly zachovány proporce obrazu.
- Jakmile je velikost obrázku změněna a připravena k použití, klikněte OK .
- Pokračujte kliknutím na OK znovu, abyste uložili všechny změny, které jste právě provedli ve svém podpisu.
Microsoft Outlook verze 2007 – 2010
Chcete-li vytvořit nový podpis pomocí starší verze aplikace Microsoft Outlook:
- Zvolte vytvoření nové zprávy.
- Klikněte na kartu „Zpráva“ a vyberte Podpis ze sekce „Zahrnout“.
- Když se objeví, klikněte na Podpisy.
- Na kartě „Podpis e-mailu“ klikněte na Nový .
- Zadejte název svého podpisu a poté klikněte na OK knoflík.
- Do pole „Upravit podpis“ zadejte text, který chcete zahrnout do svého podpisu.
- Text můžete naformátovat tak, že zvýrazníte text, který chcete upravit, a poté použijete tlačítka stylu a formátování pro požadované možnosti.
- Přidáním dalších prvků, jako jsou obrázky, hypertextové odkazy a elektronické vizitky, klikněte na místo, kde se má prvek zobrazit, a:
- e-vizitka – Klikněte na Vizitka a poté klikněte na jeden z kontaktů v seznamu „Filed As“. Klikněte na OK knoflík.
- Hypertextový odkaz – Klikněte na Hypertextový odkaz a zadejte (nebo vložte) adresu URL, ke které bude váš odkaz připojen text. Klikněte na OK knoflík.
- Obrázek/obrázek – Klikněte na ikonu Obrázek, vyhledejte obrázek, který chcete nahrát do svého podpisu, vyberte jej a poté klikněte na OK knoflík.
- Až budete s úpravami hotovi, kliknutím na OK dokončete vytvoření podpisu.
- E-mail, který máte aktuálně otevřený za účelem vytvoření podpisu, nebude mít podpis automaticky přidán do něj. Budete tak muset provést ručně.
Přidání podpisu do vašich e-mailových zpráv
Podpisy lze přidávat automaticky nebo ručně ke všem odchozím zprávám, odpovědím a přeposílání. V jednom odeslaném e-mailu lze použít pouze jeden podpis, takže pokud se rozhodnete mít jeden soubor automaticky, bylo by nejlepší, kdyby byl podpis zaměřen na širší okruh uživatelů.
Automatické vložení podpisu do vaší e-mailové zprávy:
- Vytvořte nový e-mail.
- Přejděte na kartu „Zpráva“ a klikněte na Podpis v části Zahrnout.
- Když se objeví, klikněte na Podpisy.
- Najděte „Vybrat výchozí podpis“, klikněte na rozevírací seznam „Seznam e-mailových účtů“ a vyberte e-mailový účet, ke kterému chcete podpis přiřadit.
- Vyberte podpis, který chcete zahrnout, výběrem jednoho ze seznamu „Nové zprávy“.
- Pro přeposlání a odpovědi, chcete-li přidat podpis, vyberte podpis z rozevíracího seznamu „Odpovědi/přeposlání“. Klikněte (žádný) pokud si nepřejete podpis, vydejte se s odpovědí a přepošlete e-mailové zprávy.
- Klikněte OK pro uložení nastavení podpisu.
Chcete-li ručně přidat podpis do vaší e-mailové zprávy:
- Vytvořte novou e-mailovou zprávu.
- Klikněte na kartu „Zpráva“.
- Klikněte na Podpis naleznete v sekci „Zahrnout“.
- Kliknutím přímo na něj vyberte podpis, který chcete vložit.
Podpis se nyní objeví ve vaší odchozí zprávě. Pokud jste zvolili nesprávně nebo jen chcete smazat podpis, který jste přidali, zvýrazněte podpis ve zprávě a klikněte Vymazat (nebo Backspace ) na klávesnici.
Použití účtu Microsoft Office 365 s Outlook.com
Pro uživatele, kteří používají Outlook na webu s účtem Microsoft Office 365, budete muset vytvořit podpis v obou produktech.
Vytvoření a použití e-mailových podpisů v Outlooku na webu:
- Přihlaste se ke svému účtu Outlook.com a otevřete svůj Nastavení kliknutím na Ozubené kolo ikonu v horní části stránky.
- Klikněte na Pošta , pak Napište a odpovězte .
- Do oblasti E-mailový podpis zadejte svůj podpis.
- Pomocí nabízených možností formátování můžete upravit vzhled svého podpisu podle svých představ.
- Na jeden účet můžete mít pouze jeden podpis.
- Chcete-li, aby se podpis automaticky zobrazoval ve výchozím nastavení pro všechny budoucí zprávy, zaškrtněte políčko „Automaticky zahrnout můj podpis do nových zpráv, které vytvořím“. Díky tomu se u všech budoucích vytvořených e-mailů objeví váš podpis ve spodní části.
- Přeposlání a odpovědi budou muset zaškrtnout políčko „Automaticky zahrnout můj podpis do zpráv, které přeposílám nebo na které odpovídám“.
- Pokud nezaškrtnete žádnou z těchto možností, budete muset ručně přidat svůj podpis do každé e-mailové zprávy, kterou budete psát.
- Až budete s úpravami hotovi, klikněte Uložit .
Chcete-li svůj podpis přidat ručně:
- Ve své poštovní schránce vyberte Nová zpráva.
- Napište celou zprávu a klikněte na ikonu se třemi tečkami.
- Odtud si vyberte Vložte podpis .
- Jakmile bude vaše zpráva připravena k odeslání, klikněte na Poslat knoflík.