Skrytá kopie sebe sama je velmi užitečná věc pro sledování e-mailů. Pokud dáváte přednost e-mailu, který jste odeslali ve své doručené poště, obvykle za účelem jeho sledování, přidání vlastní e-mailové adresy jako BCC je tou správnou volbou. Lidé to však při odesílání důležitého e-mailu často přehlížejí, což vede k tomu, že zapomenou sledovat. To může snadno vést k problémům.
Naštěstí existuje způsob, jak si sami automaticky skrytou kopii při každém odeslání e-mailu, což je spolehlivý způsob, jak zajistit, že budete sledovat každý e-mail. Povolení automatického sebe-BCC však není ve skutečnosti přímočaré. Zahrnuje vytvoření pravidla v aplikaci Outlook.
Správa pravidel a upozornění
Automatická kopie a kopie je v aplikaci Outlook velká věc. I když si budete muset stáhnout nový doplněk pro svůj e-mailový účet založený na prohlížeči, abyste toho dosáhli, Microsoft Outlook vám umožňuje vytvořit pravidlo. Funkce pravidel se nachází pod Správa pravidel a upozornění možnost nabídky v horní střední části obrazovky, v Domov záložkou, pod Pravidla ikona.
Klikněte Správa pravidel a upozornění a uvidíte nové okno, které vám dá možnost vytvořit nové pravidlo. Klikněte Nové pravidlo v levém horním rohu tohoto okna. Uvidíte 3 kategorie: Zůstaňte organizovaní, Zůstaň aktualní, a Začněte od prázdného pravidla. Vybrat Použít pravidlo na zprávy, které odesílám pod Začněte od prázdného pravidla kategorie.
Podmínky
V okně Průvodce pravidly si můžete vybrat, jaké e-maily vám budou zasílány jako BCC. Například kontrolou s konkrétními slovy v předmětu možnosti, vytváříte automatické pravidlo BCC pro e-maily s určitými slovy, která zmíníte.
Protože jste to vy, kdo posílá e-maily, můžete tuto chytrou možnost použít k automatickému třídění e-mailů. Do seznamu konkrétních slov můžete přidat slovo „Follow-up“ a označit e-maily, které je třeba tímto slovem sledovat.
Existuje také mnoho dalších zajímavých podmínek, které si můžete pro své e-maily nastavit. Pokud chcete, aby byly všechny e-maily, které odešlete, uloženy ve vaší doručené poště jako BCC, stačí kliknout dalšíbez zaškrtnutí některého z uvedených políček.
Výjimky
Výjimky jsou v podstatě opakem podmínek zde. Jak jste pravděpodobně uhodli, zde nastíníte situace, ve kterých se nacházíte nedělej chcete zahrnout sebe jako BCC. Můžete postupovat podle stejného příkladu výše a použít kromě případů, kdy předmět obsahuje konkrétní slova možnost přidat výjimku. V tomto příkladu můžete použít příkaz „non-follow-up“, ale to může způsobit nepořádek a dokonce i chybu, protože následná slova jsou již součástí vašich podmínek.
Možná jste na tom lépe s s výjimkou případů, kdy jsou odesílány lidem nebo veřejné skupině nebo kromě případů, kdy jsou zařazeny do jakékoli kategorie výjimky.
Akce
Zde „naprogramujete“ akce, na které se toto pravidlo vztahuje. To znamená, že zde si vyberete, co se stane s e-maily, pro které jste nastavili podmínky. Chcete mít jistotu, že vámi odeslaný e-mail skončí ve vaší doručené poště, ale přímá automatizace příkazů BCC zde bohužel neexistuje. To neznamená, že nemůžete napodobit BCC.
Nejprve vyberte Kopie zprávy lidem nebo veřejné skupině v kroku Akce v Průvodci pravidly. Nyní klikněte lidé nebo veřejná skupina a zadejte svou e-mailovou adresu. Máte tak jistotu, že odeslaný email splňující nastavené podmínky skončí ve vaší schránce. Pokud nechcete, aby se vaše e-mailová adresa objevila veřejně v e-mailech, které odesíláte, zaškrtněte Přesunout kopii do zadané možnosti složky v prvním kroku klikněte na Zadaná složka odkaz a vyberte svou doručenou poštu.
Skrytá kopie ve vaší doručené poště
Vyladění vlastní pošty tak, aby vyhovovalo vašim potřebám, vám poskytne obrovskou výhodu ve vaší práci. Postará se o to, aby byla vaše e-mailová schránka jemně roztříděna a dobrá organizace je nezbytná v jakékoli práci. Průvodce pravidly aplikace Outlook má samozřejmě více případů použití než jen nastavení automatické skryté kopie. Je však nezbytné věci pečlivě naplánovat a ujistit se, že se výjimky a podmínky nepřekrývají a že zahrnují správné typy e-mailů.
Dobře udělaná automatická pravidla BCC vám mohou hodně pomoci s tříděním doručené pošty. Pokud to však uděláte špatně, můžete zahltit svou doručenou poštu, vytvořit a ještě větší problém, než který jste se rozhodli vyřešit.
Používáte v Outlooku automatickou skrytou kopii? Jak jsi to nastavil? Jaké výjimky a podmínky používáte a jaká další pravidla jste vytvořili?