Asana je jedním z nejpoužívanějších nástrojů pro spolupráci na světě. S miliony klientů je vynikající pro každého nadšence produktivity. Kromě toho má dostatečnou flexibilitu a nástroje pro dobrou práci s malými projekty a úkoly, stejně jako s projekty velkých společností. Tým Asana každý rok vyvíjí a vydává nové funkce, které uživatelům poskytují užitečné funkce pro řízení projektů, jako je časová osa a zobrazení seznamu, abychom jmenovali alespoň některé.
V tomto článku pokryjeme vše, co potřebujete vědět o používání značek v Asaně. Popíšeme také, jak přidávat komentáře, spravovat opakující se úkoly a zobrazovat všechny štítky, abychom zajistili, že vaše projekty budou řešeny včas.
Jak přidat tagy do Asany
Tagy jsou užitečným nástrojem, který poskytuje další úroveň kontroly pro jakýkoli projekt nebo úkol. Můžete je použít ke sledování pokroku vašeho projektu nebo je podle toho kategorizovat. Kromě toho můžete vidět všechny štítky pro každý projekt a když na štítek kliknete, zobrazí se všechny úkoly s ním spojené.
Zde je návod, jak můžete přidat štítek k libovolnému úkolu Asana:
- Otevřete Asana.
- Přejděte na projekt, na kterém pracujete.
- Klikněte na ikonu se třemi tečkami v pravém horním rohu.
- Klikněte na „Přidat štítky“.
Pokud spěcháte a hledáte konkrétní úkoly, zkuste stisknout zkratku „Tab + T“ a okamžitě uvidíte všechny štítky spojené s vaším projektem a najdete všechny správné informace. Další skvělou funkcí je, že můžete svým štítkům přidat barvu a rozpoznat je ještě rychleji. Můžete použít zelenou pro něco schváleného nebo červenou, pokud dojde ke zpoždění nebo neočekávanému problému.
Jak zobrazit všechny značky v Asaně
V současné době není možný přístup ke všem vašim štítkům v Asaně. Na postranním panelu však můžete vidět nejpoužívanější značky a vyhledat ty, které potřebujete nebo které jste nedávno použili. Pokud má vaše organizace více než sto značek, bylo by pravděpodobně lepší k jejich nalezení použít API nebo API Explorer. Zabere to trochu času, protože to není snadný proces, ale nakonec uvidíte všechny své štítky.
Zde je několik věcí, které můžete udělat:
- Když kliknete na štítek, zobrazí se všechny úkoly označené tímto štítkem.
- V případě potřeby můžete změnit barvu značky a přejmenovat ji.
- Když začnete psát název značky, uvidíte mnoho z nich jako doporučení.
Jak přidat opakující se úkol v ásaně
Každý tým musí mít opakující se úkoly, protože jsou nejlepším způsobem, jak všem připomenout, co je třeba udělat. V Ásaně se opakující se úkoly duplikují do nového úkolu s jiným datem dokončení pokaždé, když dokončíte ten předchozí. Mějte na paměti, že pokud se rozhodnete zadat opakování velkého úkolu, nedělejte to s připojenými malými dílčími úkoly, protože se začnou duplikovat a v kalendáři jich budete mít příliš mnoho.
Zde je návod, jak můžete přeměnit jakýkoli úkol na opakující se:
- Otevřete úkol v Asaně.
- Klepněte na sekci „Datum splatnosti“.
- Pod kalendářem si všimnete „Nastavit možnost opakování“.
- Klikněte na něj a klikněte na „Hotovo“.
Můžete také upravit, jak často chcete, aby se opakující úkol zobrazoval, zda se bude opakovat týdně, měsíčně nebo v určitém intervalu. Všechny tyto možnosti jsou umístěny v části „Datum splnění“, kde můžete zadat čas a datum pro každý opakující se úkol.
Pokud chcete, aby se váš úkol během týdne opakoval, budete muset vybrat možnost „Týdně“ a zaškrtnout dny. Pokud potřebujete, aby se úkol opakoval čtvrtletně, nastavte jej na opakování „Měsíčně“ a opakujte každé tři měsíce. Pokud se jedná o úkol, který budete muset dělat dvakrát ročně, použijte možnost „Měsíčně“ a vyberte opakování po šesti měsících. Pokud chcete úkol odstranit, vyberte v sekci opakování „Nikdy“ a úkol se přestane opakovat.
Jak přidat novou značku v ásaně
Tagy jsou nezbytné pro každý projekt nebo aktivní úkol v Asaně. Označují úkoly a umožňují každému sledovat jeho pokrok. Dva hlavní prvky každé značky jsou klíčové slovo a barva.
Klíčové slovo vám může pomoci kategorizovat všechny vaše úkoly a poskytnout vám hledaná slova, která můžete zadat, kdykoli potřebujete najít konkrétní úkoly. Pokud jde o barvu, může fungovat jako vizuální prvek vyhledávání. Používání značek je snadné, pokud je váš tým již vytvořil. Když však potřebujete začít od nuly, může se to trochu zkomplikovat, protože budete muset vytvořit kompletní systém.
Zde je návod, jak vytvořit novou značku:
- Otevřete úkol nebo projekt.
- Vedle stávající značky uvidíte znaménko „+“.
- Zadejte název nové značky.
- Klepněte na něj a ve spodní části rozbalovací nabídky uvidíte „Vytvořit značku pro (zadaný název značky)“
Kdykoli začnete psát novou značku, všimnete si, že získáte všechny podobné názvy značek. Tímto způsobem nebudete muset trávit spoustu času snahou určit konkrétní. Pokud jste vytvořili novou značku a zjistili jste, že obsahuje překlep, můžete ji rychle smazat a vytvořit opravenou. Takto můžete značku odstranit:
- Otevřete svůj úkol v Asaně.
- Klepněte na ikonu šipky vedle názvu projektu.
- Klepněte na „Smazat značku“.
Když štítek smažete, všichni sledující štítku obdrží e-mail s informací o smazání. Pokud jste omylem smazali štítek s ID štítku, můžete jej obnovit po kontaktování týmu Asana. Z rozbalovací nabídky můžete také sdílet adresu URL značky, synchronizovat ji s kalendářem a přidat barvu, aby si toho každý všimnul, jakmile úkol otevřel.
Jak přidávat komentáře v ásaně
Jednou z nových funkcí, které Asana zavedla, jsou komentáře. Mohou poskytnout další informace o úkolu a zároveň umožnit spolupracovníkům klást otázky a vidět reakce všech. Navíc tento způsob komunikace umožňuje každému získat okamžité odpovědi.
Pokud chcete přidat komentář, umístěte kurzor do pole komentáře a napište jej. Až budete hotovi, klikněte na „Komentovat“ a všichni to uvidí.
Pokud napíšete svůj komentář a zapomenete jej zveřejnit, automaticky se stane konceptem, takže jej můžete použít jindy. Můžete také použít příkaz „Tab + C“ pro rychlé zahájení psaní komentáře.
Jak přejmenovat značku v Asaně
Když používáte mnoho značek, všichni členové týmu musí být při jejich pojmenovávání na stejné stránce. Proto možná budete muset některé z nich několikrát přejmenovat, dokud neuvidíte, co pro vaše týmy funguje nejlépe. Pokud z nějakého důvodu potřebujete přejmenovat novou značku, postupujte takto:
- Otevřete Asana.
- Přejděte na úkol a klikněte na ikonu štítku.
- Klikněte na šipku vedle názvu projektu.
- Z rozbalovací nabídky vyberte „Přejmenovat značku“.
Snažte se vyhnout vytváření duplicitních štítků, protože každý tým má svůj jedinečný způsob použití štítků a jejich pojmenování. Někdy si všimnete, že značky mají podobné názvy, ale používají odlišné barvy, a proto se musíte ujistit, že nepřejmenujete dokonale funkční název.
Další často kladené dotazy
Jaký je nejlepší způsob použití značek v ásaně?
Existuje mnoho způsobů, jak používat tagy v Ásaně. Jedním z nejlepších pro mnoho uživatelů je uspořádání pracovního kalendáře. Tímto způsobem můžete používat značky ke sledování každého úkolu po dobu jednoho týdne nebo měsíce. A podle barev můžete vidět, co se s projektem děje. Je to fantastický způsob, jak pracovat s jakýmkoli typem správy obsahu, a prokáže svou užitečnost, pokud jde o projekty, které mají spoustu malých úkolů.
Dalším skvělým způsobem, jak používat značky v Asaně, je identifikovat vaše priority a výstupy. Bez podrobné klasifikace se budou všechny úkoly jevit stejně důležité a důležité nebudou mít prioritu. Pomocí značek můžete každý úkol propojit s jeho klíčovým výstupem, aby celý tým věděl, co je naléhavé a co ne.
Pro každý tým, který se zabývá produktovým backlogem, je nezbytné mít systém, kde každá zpráva, požadavek nebo úkol má specifickou barevnou značku. Bez něj se projekty mohou rychle stát chaotickými a jejich vyřešení vám zabere hodně času.
Jsou značky a vlastní pole stejná?
Ne, protože se používají pro různé účely v rámci projektu nebo úkolu. Tagy slouží k označení funkcí a jejich seskupení podle důležitosti nebo části projektu.
Vlastní pole se používají, když je potřeba sdílet data mezi lidmi pracujícími na stejném projektu, nebo když potřebujete sledovat jednotlivé informace napříč řadou projektů.
Tag a je to!
Asana je užitečná aplikace pro řízení produktivity, která vyvinula několik nástrojů pro zlepšení způsobu práce týmů. Pomocí štítků a komentářů můžete zajistit, aby všichni dělali vše, co je v jejich silách, aby byl váš produkt úspěšný, zatímco vy ho máte stále pod kontrolou. Zde se značky osvědčují jako nejužitečnější.
Nyní, když víte více o tom, jak tagy fungují a jak je přidat do svých projektů, budete moci Asana využívat naplno. Jaké jsou vaše zkušenosti s používáním tagů? Už jste někdy vytvořili nový?
Řekněte nám více v komentářích níže.