Jak přidat hosty do Asana

Aplikace pro správu týmu jsou skvělé pro udržení všech členů týmu na stejné stránce ohledně organizace. S Asanou mohou manažeři efektivně rozdělovat úkoly a přidávat členy hosta do podpůrných týmů, aby poskytli další pracovní sílu pro jejich důležité projekty.

Ať už vedete tým nebo jste jen jeho členem, řekneme vám vše o zvládnutí projektového řízení a o tom, jak přidat hosty do vaší organizace nebo týmu v Asaně. Čtěte dále a dozvíte se více.

Jak přidat hosty do Asana

Asana umožňuje společnostem přidávat nové členy, i když nemají e-mailovou doménu. Tato funkce se hodí k přidávání nových spolupracovníků ke konkrétním úkolům nebo přidávání zákazníků, aby sledovali váš pokrok. Status hosta umožňuje komukoli bez e-mailu s doménou organizace stát se hostem organizace.

Administrátoři organizací v Asaně jsou lidé, kteří jsou oprávněni zvát a přidávat hosty. Mohou se rozhodnout, kdo může přidávat nové členy, výběrem, zda mohou do týmu zvát nové lidi pouze administrátoři, členové organizace nebo všichni.

Zde je postup, jak pozvat hosty z administrátorské konzole:

  1. Otevřete Asanu a klikněte na tlačítko „Členové“ v pravém horním rohu.

  2. Klepněte na tlačítko „Pozvat členy“.

  3. Zadejte e-mailovou adresu osoby, kterou chcete pozvat.

  4. Z rozbalovací nabídky vyberte projekt, ke kterému je chcete přiřadit.

  5. Potvrďte kliknutím na „Odeslat“.

Zde jsou kroky, jak někoho pozvat, aby se připojil k projektu:

  1. Otevřete Asana a projekt, kam chcete pozvat nové hosty.

  2. Klikněte na ikonu „Členové“ a otevře se okno „Sdílet projekt“.

  3. Můžete pozvat nové členy týmu nebo hosty zadáním jejich jména nebo e-mailové adresy.

Jak pozvat lidi do vaší organizace

Nejjednodušší způsob, jak pozvat nové členy nebo hosty do svých projektů, je poslat jim odkaz na pozvánku, který lze sdílet. Uživatelé Asana mohou sdílet tyto odkazy na mnoha kanálech, jako je Slack, Microsoft Teams, e-mail nebo dokonce prostřednictvím textové zprávy. Odkazy ke sdílení jsou skvělé pro pozvání nových členů a e-mail je nejlepší pro hosty.

Pokud chcete někoho pozvat do projektu, musíte udělat toto:

  1. Otevřete Asana.

  2. Na levém postranním panelu najděte projekt, který chcete sdílet.

  3. Klikněte na tlačítko „Sdílet“ umístěné v pravém horním rohu.

  4. Vyberte, zda chcete někoho pozvat e-mailem nebo odkazem ke sdílení.

  5. Zkopírujte odkaz pro sdílení projektu.

Pokud chcete někoho pozvat do týmu, můžete to udělat takto:

  1. Otevřete Asana.

  2. Klikněte na název svého týmu.

  3. Klepněte na tlačítko „Pozvat“.

  4. Ve vyskakovacím okně se rozhodněte, zda chcete členy pozvat pomocí e-mailu nebo odkazu.

Další často kladené dotazy

Můžete si nechat projekty a úkoly v Asaně soukromé?

Ano, máte plnou kontrolu nad všemi svými projekty v Asaně a můžete rozhodnout o jejich stavu. Ovládací prvky oprávnění vám umožňují sledovat každou informaci a její viditelnost pro členy organizace. Každý jednotlivec se může rozhodnout, zda chce něco sdílet pouze se svým týmem a spolupracovníky nebo se všemi ostatními v organizaci.

Pokud jsou úkoly součástí soukromého projektu, je jejich viditelnost omezena pouze na spolupracovníky pracující přímo na projektu a jeho úkolech. Každý spolupracovník vidí svůj úkol nebo dílčí úkoly, ale nemá přístup k úkolům jiných lidí, i když jsou ve stejné organizaci.

Někdy, když chcete, aby konkrétní informace zůstaly mezi několika členy týmu, můžete tyto projekty označit jako soukromé nebo dokonce pouze pro komentáře. Jakmile nastavíte své úkoly jako veřejné, budou dostupné všem z vaší organizace nebo týmu.

Když se rozhodnete změnit soukromí svého projektu, musíte udělat toto:

• Klikněte na „+“ v pravém horním rohu.

• Zde uvidíte všechny členy a hosty ve vašem týmu a nahoře uvidíte „Nastavit jako soukromé“.

• Jakmile kliknete na „Udělat soukromý“, váš projekt bude dostupný pouze členům týmu.

Případně, pokud chcete změnit stav úkolu na soukromý, musíte udělat toto:

• Otevřete úkol v ásaně.

• Klikněte na „Udělat soukromé“ v pravém horním rohu.

• Tímto způsobem je úkol soukromý a můžete si ho zobrazit pouze vy a ostatní spolupracovníci.

• Pokud chcete, aby byl tento úkol soukromý, odeberte všechny spolupracovníky v dolní části stránky.

Můžete přidat členy i hosty do stejného projektu?

Do stejného projektu můžete přidat členy i hosty. Jakmile budou ve stejném týmu, uvidí navzájem svá jména a budou moci více komunikovat. Pokud se dva hosté aktuálně vidí jako „soukromý uživatel“, znamená to, že nepracují na stejném projektu nebo nejsou ve stejném týmu. Jakmile jsou přiřazeni ke stejnému projektu, jejich jména se zviditelní.

Členové mohou do organizace zvát hosty, ale konečná rozhodnutí činí administrátoři. Člen samozřejmě může přidávat hosty pouze k projektům, na kterých pracují, a správce je může přidat do všech aktivních projektů i skrytých.

Můžete mít v ásaně více osob?

V současné době není možné mít v Ásaně více zmocněnců. K jednomu úkolu může být přiřazena pouze jedna osoba, která je zodpovědná za jeho dokončení.

Jedním ze způsobů, jak sdílet úkol mezi různými lidmi, je přidat jeden nebo více dílčích úkolů, kde můžete snadno zacyklit více spolupracovníků. Dalším způsobem je použít možnost „Přiřadit kopie“ a nechat více lidí pracovat na kopiích stejného úkolu.

Integruje se Asana do týmů?

Asana a Microsoft Teams společně vytvořily úspěšný nástroj pro správu týmu. Pomocí Asana pro Microsoft Teams mohou týmy spolupracovat efektivněji. V rámci této integrace můžete používat Teams k rozhovoru se spolupracovníky a Asana k distribuci úkolů.

Zde je to, co vám integrace umožňuje:

• Sledujte úkoly, projekty a aktualizace Asana v rámci Teams.

• Použijte Teams k vyhledávání projektů v Asaně.

• Vytvářejte vlastní oznámení, která fungují na obou platformách.

• Přizpůsobte si všechny předvolby oznámení.

• Používejte všechny soubory Microsoft Office a připojte je k projektům a úkolům Asana.

• Použijte OneDrive k ukládání všech důležitých dat pro úkoly a projekty Asana.

Co mohou hosté v Ásaně dělat?

Hosté nemohou mít stejnou úroveň přístupu jako členové organizace. Kromě toho budou moci vidět pouze informace nebo soubory, které jsou s nimi konkrétně sdíleny nebo v rámci skupiny, ve které jsou. Hosté mohou vidět úkoly, projekty a veřejné projekty, které s nimi byly sdíleny, ale nemají oprávnění upravovat jim.

Placené funkce jsou k dispozici, ale pokud jde o vytváření, úpravu nebo dokonce mazání vlastních polí, nebude to možné, pokud jste hostem v Asaně.

Hosté mají přístup takto:

• Hosté se nemohou stát členy skupiny

• Hosté se nemohou stát členy skupiny, aniž by změnili svou e-mailovou adresu

• Hosté nemohou procházet jiné týmy ani přistupovat k různým skupinám v rámci organizace

Co to znamená být hostem v organizaci?

Hosté jsou uživatelé, kteří nemají oficiální e-mailový účet od společnosti. Dostanou pozvání, aby pomohli týmu s jedním nebo několika projekty. Se statusem hosta můžete komunikovat s klienty, zákazníky nebo kýmkoli jiným, kdo na projektu pracuje. V rámci organizace však můžete vidět pouze to, co s vámi sdíleli ostatní.

V Asaně mohou hosté přidávat nebo upravovat hodnoty v projektu nebo úkolu, ale nemohou je mazat ani vytvářet nové. Navíc mají přístup ke všem prémiovým funkcím, které jim dovolíte používat, kromě správy vlastních polí.

Mohou se hosté vidět?

Hosté se mohou vidět, pouze pokud spolu pracují alespoň na jednom projektu. Jinak uvidí ostatní jako „soukromé uživatele“. Tímto způsobem organizace zajišťuje, že neuvidí jejich jména, pokud na něčem společně nepracují.

Jaký je rozdíl mezi hostem a členem s omezeným přístupem?

Hosté a členové s omezeným přístupem (LAM) jsou na spodním místě podnikového žebříčku. V podstatě jsou LAM již součástí organizace, zatímco hosté jsou dočasnými členy týmu. Samozřejmě, pokud host prokáže talent a uspokojivé výsledky, může se stát LAM nebo dokonce členem.

Zatímco hosté nesdílejí doménu společnosti a nezapočítávají se do plánu Asana, LAM mají firemní e-mailovou adresu a počet míst ve společnosti. Status hosta existuje pouze v rámci organizací a LAM, které jsou součástí organizací i pracovních prostorů v Asaně.

Vždy zůstaňte na stopě

Řízení týmů není snadný úkol, ale nástroje jako Asana vám mohou pomoci zvládnout pracovní zátěž a vytvořit funkční týmy, které dodávají včas. Je to nepostradatelný nástroj pro každou profesionální společnost, který je vybaven specifickou sadou nástrojů, která umožňuje správcům přidávat členy, hosty a měnit členy týmu pomocí několika kliknutí.

Doufáme, že jsme vám pomohli pochopit, jak Asana funguje a jak z ní vytěžit maximum. Navíc nyní víte, jak přidat hosty do svého týmu a spravovat viditelnost všech svých projektů.

Používáte rádi Asana? Používali jste to s Microsoft Teams?

Řekněte nám o tom více v sekci komentářů níže.